[ 郭俊然 ]——(2006-3-29) / 已閱18711次
簡述我國目前企業合同管理之現狀及對策
郭俊然 平頂山市城市信用社
西方諺語說：“財富的一半來自合同”。隨著我國加入WTO，社會主義法治建設的逐步推進，企業依法經營決策問題必將更加突出地顯現出來。合同是企業從事經濟活動取得經濟效益的橋梁和紐帶，同時也是產生糾紛的根源。經營活動是風險與利益共存的活動，利益越大，風險也越大。企業在日常的經濟交往中極易陷入不法分子設置的合同陷阱中，企業就可能因此蒙受巨大的經濟損失。因而企業合同管理是企業管理的重要內容，搞好合同管理，是維護企業合法權益的最基本的要求。
一、我國企業在合同管理上存在的問題。
合同法制觀念淡薄，風險意識差。
一些企業簽訂合同時普遍缺少對對方資信的調查了解，沒有審查對方的法人營業執照或自然人身份證、法人授權委托書。更有一些企業沒有建立有效的合同管理制度，致使合同原件丟失或僅保存一些復印件，一旦自己的合法權益被損害便無法主張自己的權利。另外對銷售人員的相關授權不明也是容易引發糾紛的原因之一。有的企業沒有明確的銷售人員授權制度，有的單位超過應有的權利范圍對外簽訂合同，有的一般員工未經授權也對外簽訂合同。由于司法實務中對證據認定規則以及民事責任歸屬確認都有較明確規定，而這些規定，對這些未經授權人員所訂立的合同所致的結果，往往對企業不利。
合同文本不規范、條款過于簡單、模糊。
一些合同簡單地以“協議書”、“意向書”等命名，根據我國現行法律規定它們的意思是不同的，所表達的法律效力也有別。此外一些合同的條款過于簡單，或僅約定幾條意見或簡單地歸結為一小段話。再者，合同條款約定的意思不明確、不具體。例如：合同約定按需供貨，以合同法解決爭議，由違約者承擔違約責任等。合同的成立雖然從理論上而言僅有主體和標的就可以成立，但是標的的數量如果不明確很容易產生糾紛。像“以合同法解決合同爭議，由違約者承擔違約責任”這樣的條款等于沒有約定，不由合同法解決合同爭議，由違約者承擔違約責任，難道要有刑法解決合同爭議，由守約者承擔違約責任嗎？合同法規定了協商、調解、仲裁和起訴四種合同爭議的解決方法，應盡量明確是那一種方法。同時當事人對于違約責任可以約定定金罰則、違約金、賠償損失等。
另外，有的合同約定合同簽訂地點為平頂山市。平頂山有四個市轄區到底是那一個區？很不明確。根據《民事訴訟法》規定：合同糾紛可以由被告住所地或合同履行地的法院管轄。同時《合同法》又規定：合同當事人可以在合同中約定原告住所地、被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、合同標的物所在地的法院管轄。因此，合同當事人應明確、具體地約定合同糾紛管轄法院，否則則是無效約定。
合同的主體資格問題。
根據我國的《合同法》、《民法通則》等法律法規和司法解釋的規定，法人的分支機構需由法人的授權委托書才可以享有對外簽訂合同的資格，同時作為法人職能科室是無權對外簽訂合同的。現實中一些企業的什么供應站、辦事處、銷售科等職能科室或分支機構經常代表法人對外簽訂合同。更有一些企業的銷售人員直接代表法人對外簽訂合同，既無法人授權委托書，又無身份證明，一旦發生糾紛責任很難明確。
合同的效力問題。
在此必須明確一個問題，合同的生效不同于合同成立。一般情況下當事人采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。有些合同約定自雙方簽字蓋章之日起生效，但是合同上面僅有簽字或蓋章。殊不知簽字蓋章的意思是法定代表人或其授權委托的人簽字加單位公章。還有一些合同沒有明確合同的履行期限，這就給合同安全埋下了隱患。
二、防范和化解合同風險對策。
在簽訂合同時應注意的事項。
關于簽訂合同的主體。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人授權委托書的法人委托人。法人委托人必須在授權范圍內行使簽約權。超越代理權限和非法人委托人均無權對外簽約，但經特別授權并發給委托證明的例外。
簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經營權、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權限。做到既要考慮本方的經濟效益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止上當受騙，防止簽訂無效經濟合同，確保所簽合同有效、有利。
經濟合同除即時結帳者外，應一律采用書面格式，并必須采用統一的經濟合同文本。
合同對方當事人權利、義務的規定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。合同內容應注意的主要問題是：（ 1） 部首部分，注意寫明供需雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。（ 2） 正文部分，注意：產品名稱應具體寫明牌號、商標、生產廠家、型號、規格、等級、花色、是否成套產品等；技術質量要求要明確、具體；數量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等；運輸方式及運費負責應具體明確；交（提）貨期限、地點及驗收方法應明確；價錢金額必須執行現行的國家定價或國家指導價、市場調節價；違約責任有法定違約金的按規定寫明，法律沒規定或規定不具體的，應具體寫明約定的違約金數額、比例及計算方法。（3） 結尾部分，注意：雙方都必須使用合格的印章——公章或合同專用章，不得使用財務章或業務章等不合格印章；注明合同有效期限。
簽訂經濟合同，除合同履行地在我方所在地外，簽約時應力爭協議合同由我方所在區、縣人民法院管轄。這樣，一旦發生糾紛我們就可以避免許多現實中麻煩。
簽訂購貨合同應以現貨為主，并堅持經銷定進原則；付款盡可能采用托收承付，如需預付貨款或定金的須注明其生效條件和違約責任。簽訂銷貨合同應以現款為主，不得隨意賒銷。
合同的審核。
有條件的企業應設置專門的法律顧問室或指派專人負責管理合同，同時設定簽訂合同的審批權限。審查合同時應注意以下要點：（1）合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和公司規章制度的規定；當事人的意思表達是否真實、一致，權利、義務是否平等；訂約程序是否符合法律規定。（2）合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。（3）合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經濟損失。
經濟合同糾紛的處理
企業在處理糾紛時，內部應加強聯系，及時溝通，積極主動地做好應做的工作，不互相推諉、指責、埋怨，統一意見，統一行動，一致對外。合同糾紛的提出，（加上我方與對方當事人協商處理糾紛的時間）應在法律規定的時效內進行，并必須考慮有申請仲裁的足夠時間。同時必須盡量收集下列證據材料： 經濟合同的文本（包括變更、解除合同的協議），以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表等； 送貨、提貨、托運、驗收、發票等有關憑證；貨款的承付、托收憑證，有關財務賬目；產品的質量標準、封樣、樣品或鑒定報告；有關違約的證據材料；其它與處理糾紛有關的材料。
對于合同糾紛經雙方協商達成一致意見的，應簽訂書面協議，由雙方代表簽字并加蓋雙方法人公章或合同專用章。
企業必須認真做好合同管理和基礎工作。（1）建立合同檔案。每一份都必須有一個編號，不得重復或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協議（包括文書、電傳等），均應妥善保管。（2）建立合同管理臺帳。各企業應根據合同的不同種類，建立經濟合同的分類臺賬和總臺賬。每個企業應設一個總臺賬。其主要內容包括：序號、合同號、經手人、簽約日期、合同標的、價金、對方單位、履行情況及備注等。臺賬應逐日填寫，做到準確、及時、完整。（３）制作“合同情況月報表”。各企業應每月將上月合同的履行情況制成月報表。（4）為保證合同內容的合法性，同時也為了避免給公司造成不必要的損失，禁止隨便攜帶已蓋合同專用章或公章的空白合同書或介紹信等，如確有需要，須經特別批準并辦理領用手續，使用完畢經審查無誤后，辦理準銷手續。
