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國家檔案局
令
民政部

第11號



《城市社區檔案管理辦法》已經2015年10月12日國家檔案局局務會議、2015年9月29日民政部部務會議審議通過，現予以公布，自2016年1月1日起施行。



國家檔案局局長 李明華

民 政 部 部 長 李立國

2015年11月23日



城市社區檔案管理辦法



第一條 為規范城市社區檔案（以下簡稱社區檔案）管理，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市居民委員會組織法》和國家有關規定，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱社區檔案，是指城市社區黨組織、居民委員會、社區服務機構、社區社會組織（以下簡稱社區各類組織）和居民在社區建設中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 社區檔案工作在業務上接受街道辦事處（鄉鎮人民政府）以及檔案行政管理部門和民政部門的監督和指導。

第四條 社區黨組織和居民委員會應當重視檔案工作，加強組織領導，將檔案工作納入社區建設內容，促進檔案工作與社區其他各項工作同步協調發展。

第五條 社區檔案工作經費從社區的辦公經費中列支，并應當滿足實際工作的需要。

第六條 社區黨組織或者居民委員會應當配備專門人員管理本社區各類檔案,有條件的地方可以設立綜合檔案室。

檔案管理人員應當經過檔案專業知識培訓，調離工作崗位時應當在離職前辦理檔案交接手續。

第七條 社區綜合檔案室或者檔案管理人員負責宣傳、貫徹和執行黨和國家有關檔案工作的法律法規和標準規范，指導、監督本社區文件材料的歸檔、整理和移交工作。

第八條 社區檔案由社區綜合檔案室或者檔案管理人員集中統一管理，任何單位和個人不得據為己有或者擅自銷毀。

第九條 社區建設中形成的文件材料可以分為文書類、科技類、會計類等三個大類，具體的歸檔范圍和保管期限參照本辦法附件。

第十條 社區文件材料的歸檔，應當符合以下要求：

（一）歸檔的文件材料應當齊全、完整、排列有序；裝訂結實、整齊；備考表填寫真實、清楚；歸檔文件目錄或者卷內文件目錄明晰、準確；

（二）歸檔的文件材料中有照片或者復印件的，應當圖文清晰；

（三）歸檔時間：

文書材料于次年6月底前歸檔；

科技文件材料在科技活動結束后1個月內歸檔；

會計材料由會計部門在會計年度終了后保管1年，于次年3月底前歸檔；

聲像材料在活動結束或者辦理完畢后隨時歸檔；

實物材料及時歸檔；

電子文件按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894）和《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》(DA/T38)的要求整理。

第十一條 社區檔案按照下列規則進行分類編號：

（一）文書檔案按照年度——問題（社區黨建、居民自治、社區管理、社區服務、社區治安等）進行分類，參照《歸檔文件整理規則》，以件為單位，按年度——問題——保管期限排列編號；

（二）科技檔案中的基建檔案按照工程項目分類整理，按照項目——時間排列編號；設備儀器檔案按照型號分類整理，按照型號——時間排列編號；

（三）會計檔案按照年度——類別（報表、賬簿、憑證、其他）分類整理并排列編號；

第十二條 社區綜合檔案室或者檔案管理人員應當設立專室或者專柜保管檔案，采取有效的防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防磁等措施，確保檔案的完整與安全。

第十三條 檔案管理人員應當定期對檔案及其保管狀況進行全面檢查，并形成安全檢查記錄；如有破損、霉變、蟲蛀、褪色等現象時，應當及時修補、復制或者進行其他技術處理。

對聲像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用；有條件的地方要及時對聲像檔案進行數字化轉化，以利于長期使用。

第十四條 社區綜合檔案室或者檔案管理人員應當建立檔案統計制度，對檔案的收進和移出、保管數量、借閱和利用效果、銷毀等情況，進行及時、準確的統計。

第十五條 社區綜合檔案室或者檔案管理人員應當建立健全檔案利用制度，為檔案利用創造條件，簡化手續，提供方便。

利用檔案時應當按照規定辦理手續，并及時做好利用效果登記。

檔案管理人員應當認真檢查歸還檔案，如發現有短缺、涂改、污損情況，要及時報告并追查。

第十六條 社區應當組織成立檔案鑒定工作小組，對已到期檔案及時進行鑒定。

鑒定工作小組由社區檔案管理人員和形成檔案的組織的人員（或者居民代表）組成，鑒定后應當形成檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案，應當清點核對并編制檔案銷毀清冊，經過必要的審批手續后按照規定銷毀。

禁止擅自銷毀檔案。檔案銷毀清冊應當永久保存。

第十七條 社區檔案應當依法保持齊全完整，不得隨意將社區檔案拆散、重新組合。

第十八條 社區綜合檔案室或者檔案管理人員應當圍繞社區中心工作和居民利用需求，加強檔案信息資源的開發利用，積極開展檔案編研工作。

第十九條 社區檔案管理應當積極采用計算機等先進技術，逐步實現檔案管理的信息化、現代化。

第二十條 涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私等內容的檔案的保管、利用，應當按照國家有關法律法規規定辦理。

第二十一條 違反國家有關規定，對檔案有損毀、丟失以及出賣、涂改、偽造、泄密等情況的，應當依法追究相關人員責任。構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第二十二條 各省（自治區、直轄市）、新疆生產建設兵團檔案行政管理部門商同級民政部門，可以結合當地實際情況制定本辦法的實施細則。

第二十三條 本辦法由國家檔案局和民政部負責解釋。

第二十四條 本辦法自2016年1月1日起實施。



附件









城市社區文件材料歸檔范圍和保管期限表







一級

類目


二級類目


順序號


歸檔范圍


保管期限




















文



書



材



料








社區黨群管理及社區管理類


1


上級針對本社區設立、撤并、調整、更名、社區干部任免的通知、批復等文件材料


永久




2


本社區組織簡介、人員編制、印信啟用和印信作廢等文件材料


永久




3


本社區黨組織會議、居民委員會會議的會議紀要、記錄、討論通過的決議、規定等


永久




4


本社區組織召開的黨員大會、居民會議、團組織會議、婦聯組織會議等重要會議的通知、名單、日程、報告、講話、總結、紀要等


永久




5


本社區組織召開的重要會議的典型材料、交流材料、代表發言材料、簡報等


30年




6


本社區召開的民主懇談會、居民聽證會、民主協商、矛盾糾紛調解、民情民意反映等一般會議的通知、名單、日程、總結、紀要等


10年




7


本社區召開的一般會議的交流材料、代表發言材料等


10年




8


本社區開展居務公開、民主評議工作過程中形成的文件材料


永久




9


上級領導視察、檢查本社區工作時形成的文件材料







（1）重要的


永久




（2）一般的、本社區工作匯報材料


10年




10


本社區居民委員會計劃、總結、統計、調研等方面的文件材料







（1）年度和年度以上的計劃、總結、統計材料、重要專題的調研材料


永久




（2）年度以下的計劃、總結、統計材料、一般問題的調研材料


10年




11


本社區黨組織、居民委員會、社區工、青、婦等群團組織、社區社會組織等各類組織的換屆選舉材料、上級批準或登記備案材料


永久




12


本社區專項活動形成的文件材料







（1）重要的（如各類創建活動等）


30年




（2）一般的（如精神文明教育、文化藝術、全民健身、科普教育、環保宣傳教育、愛國衛生運動、健康教育等活動）


10年




13


上級頒發的關于居民委員會工作的文件材料







（1）法規政策性文件


30年




（2）規范性、一般性文件


10年




14


本社區的請示和上級針對本社區各項工作的批復、批示







（1）重要業務問題的


永久




（2）一般業務問題的


30年




15


本社區編輯、編寫的文件材料







（1）大事記、組織沿革等


永久




（2）簡報、情況反映、工作信息等


10年




16


關于本社區的新聞報道


10年




17


本社區制定的各項規章、規范、制度、公約等


30年




18


針對本社區人員的表彰、獎勵等文件材料







（1）受縣級（含）以上表彰、獎勵的


永久




（2）受縣級以下表彰、獎勵的


30年




19


本社區處理問題、事件的懲處決定







（1）受到警告（不含）以上處分的


永久




（2）受到警告處分的


30年




20


對本社區專職工作人員的選舉、聘用、福利、社會保障等文件材料


永久




21


對本社區專職工作人員的培訓、考核、社區志愿者登記制度等文件材料


10年




22


本社區黨團員名冊、組織關系介紹信及存根、本社區志愿者隊伍人員名單等


永久




23


本社區的房產、土地所有權和使用權的文件材料


永久




24


本社區與有關單位簽訂的合同、協定、協議等文件材料







（1）重要的


永久




（2）一般的


10年




25


本社區物資（辦公設備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續、招投標、購置等文件材料


30年




26


本社區居委會國有資產管理（登記、統計、核查清算、交接憑證等）文件材料







（1）重要的


永久




（2）一般的


10年




27


本社區接待工作的計劃、方案







（1）重要的


30年




（2）一般的


10年




28


本社區出國考察、友好往來等活動中形成的文件材料


30年




29


本社區信息、檔案、保密工作中形成的文件材料


10年




























社

區

服

務

類


30


本社區居民的拆遷補償、養老保險、醫療保險、職工退休、退職等登記表、協議書、存根、審批表及其他社會保障參保、退保等文件材料


永久




31


本社區現役、復員、轉業軍人、軍隊離休干部、革命傷殘軍人、烈屬、病故軍人家屬、殘疾人、特困供養人員、臨時救助人員等社會優撫、社會救助相關文件材料


30年




32


本社區居民殯葬火化初審證明、存根、登記冊


30年




33


本社區登記失業人員情況、就業服務情況登記冊、老年卡申辦初審、最低生活保障申辦初審、享受社會救濟救助金申報初審等登記冊


10年




34


本社區物業管理制度、管理規約


30年




35


本社區服務網點設置和服務內容、家政服務公司名單及運營情況等文件材料


10年




36


本社區服務工作計劃、總結和報告


30年




37


本社區各小區物業維修基金的使用和結余情況報告


永久




38


本社區內各小區物業公司的工作報告和財務報告


30年




39


本社區專業社會工作者、志愿者隊伍開展各項活動、各種服務活動組成人員的文件材料


10年




40


本社區內各類社會組織的數量、人員構成、活動情況等文件材料


30年




41


本社區公益慈善事業的經費籌集辦法、資金及使用情況的文件材料


10年




42


本社區集體經濟收益所得及其使用情況的文件材料


10年




43


本社區集體經濟項目的立項、承包方案以及社區公益事業的建設承包方案


永久




44


本社區居民家庭及成員基本情況登記表


30年






社

區

治

安

類


45


本社區制定的有關治安綜合治理及安全網絡建設方面的規定、制度、宣傳教育等文件材料







（1）重要的


30年




（2）一般的


10年




46


本社區治安防范隊伍人員名單


30年




47


本社區各種民事調解、糾紛處理的文件材料







（1）涉及房產、資產的


永久




（2）影響重大的


30年




（3）一般的


10年




48


本社區對監管、釋放、社區矯正、解除強制隔離戒毒等重點人群的教育、服務、管理材料


30年






















科

技

文

件

材

料










基

本

建

設

類


49


本社區文化、教育、體育、青少年、老年活動、福利事業、農貿市場等建設設施項目的審批、設計、施工、監理、竣工、維修、擴建等成套的文字、圖表、照片等文件材料







（1）重要的


永久




（2）一般的


10年




50


本社區環境保護項目的審批、設計、施工、竣工、維修、擴建等成套的文字、圖表、照片等文件材料







（1）重要的


永久




（2）一般的


10年




51


本社區所屬服務機構基礎設施項目審批、設計、施工、竣工、維修、擴建等成套的文字、圖表、照片等文件材料


永久






設

備

儀

器

類


52


本社區公共服務設施的購置（引進）合同、協議以及合格證書、使用說明、圖紙等


30年




53


本社區居民委員會關于計算機、傳真機、打印機、復印機、電視機、空調、汽車等辦公通用和專用設備的購置合同、裝箱單、使用說明書、維修及保修記錄等


10年










會

計

材

料





54


本社區居民委員會的各類報表及分析報告







（1）年度的


永久




（2）半年的、季度的、月的


3年




55


本社區居民委員會的各類總賬、明細賬、分類賬，現金出納賬、固定資產明細賬和其他輔助賬


15年




56


本社區現金和銀行日記賬等賬簿


25年




57


本社區居民委員會的各種會計憑證


15年




58


本社區居民委員會的會計移交清冊


15年




59


本社區居民委員會的會計檔案保管清冊、檔案銷毀清冊


永久




60


本社區居民委員會銀行余額調節表、對賬單


5年