廣東省茂名市人民政府辦公室

關(guān)于印發(fā)《茂名市人民政府辦公室公文處理實施細則》的通知

茂府辦函〔2012〕117號


各縣（市、區(qū)）人民政府，市政府直屬各單位：
《茂名市人民政府辦公室公文處理實施細則》業(yè)經(jīng)市人民政府同意，現(xiàn)予印發(fā)，請遵照執(zhí)行。



茂名市人民政府辦公室
2012年9月24日



茂名市人民政府辦公室公文處理實施細則

第一章 總 則
第一條 為使市政府辦公室公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理條例》和《茂名市人民政府工作規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定，制定本實施細則。
第二條 公文處理主要包括公文的簽收、拆封、登記、分辦、辦理、草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、發(fā)文（電）和歸檔等環(huán)節(jié)。
第三條 公文處理應(yīng)當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。
第四條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。
第五條 公文處理的工作人員要嚴格遵守國家行政機關(guān)公文處理方面的有關(guān)規(guī)定，堅持忠于職守、廉潔高效、認真負責(zé)、相互協(xié)調(diào)、密切配合的作風(fēng)，認真做好各項工作，保持良好的精神面貌。

第二章 收文、退文
第六條 省級及以上的或其他地市來文（含電報、信件）和郵局渠道送來的文電、信函（不含平件），由市府辦秘書科簽收、登記。上述文電、信函，屬領(lǐng)導(dǎo)同志的，逕送領(lǐng)導(dǎo)辦公室；屬市政府、市政府辦公室的，由秘書科保密組轉(zhuǎn)相關(guān)部門或市府辦相關(guān)辦文科室簽收辦理。
第七條 各縣（市、區(qū)）和市各部門報送市政府的請示性公文及報告，要按規(guī)定格式一式三份（規(guī)范性文件需一式六份）送市府辦綜合科。
除重大、突發(fā)事件或市政府領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，市府辦綜合科一般不受理越級報送的請示性公文。
協(xié)助市政府領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)的工作人員收到非領(lǐng)導(dǎo)交辦而直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人的請示性公文，應(yīng)及時轉(zhuǎn)交市府辦綜合科辦理。屬領(lǐng)導(dǎo)同志指示直接向其本人報送的公文，經(jīng)市府辦轉(zhuǎn)呈的，有關(guān)單位應(yīng)書面說明領(lǐng)導(dǎo)同志的交辦意見，有書面批示的將批示原件或復(fù)印件一并交市府辦登記。
第八條 有關(guān)職能部門為市政府起草的代擬稿，由職能部門主要負責(zé)人簽署意見后連同電子文檔一并送市府辦綜合科。協(xié)助市政府領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)的工作人員收到職能部門直接送的代擬稿，應(yīng)先交由市府辦綜合科按程序辦理。
職能部門根據(jù)市政府或市府辦領(lǐng)導(dǎo)的要求起草的代擬稿，應(yīng)由市政府研究室核改的，連同電子文檔逕送市政府研究室。
第九條 市法制局草擬、審核需以市政府或以市府辦名義印發(fā)的規(guī)范性文件，送市府辦綜合科登記辦理。
第十條 各部門起草的行政起訴（答辯）書、行政復(fù)議答復(fù)書等法律文書，經(jīng)各部門主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)并經(jīng)市法制局會簽后送市府辦綜合科登記辦理。
第十一條 各部門向市政府報送的文件，有具體處理時限的，一般應(yīng)提前5個工作日報送并在報送時說明；確需緊急處理而未能提前報送的，來文單位須附書面情況說明。
收文科室和人員簽收文電、信函，應(yīng)認真核對來文單位、格式、件數(shù)和密封情況，確認無誤后方可簽收，并注明簽收日期。
第十二條 承辦科室收到交辦的公文后應(yīng)當按第二十一條規(guī)定的時限及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當及時予以說明。
第十三條 對各縣（市、區(qū)）人民政府、市政府直屬各單位及企事業(yè)單位報送市政府辦理的“請示”、“意見”、“報告”及各類代擬稿，市府辦綜合科依據(jù)國家行政機關(guān)公文處理的有關(guān)規(guī)定進行審核把關(guān)，對存在下列情形之一的實行退文：
（一）直送市政府領(lǐng)導(dǎo)個人的（領(lǐng)導(dǎo)同志交辦事項和緊急突發(fā)事件除外）。
（二）越級行文的。
（三）多頭主送或主送單位不是市政府的。
（四）“請示”一文有多個事項，不按規(guī)定抄送的。
（五）文種使用錯誤的（包括“請示”與“報告”不分，“報告”與“意見”不分等）。
（六）“請示”未標注簽發(fā)人（會簽人）、聯(lián)系人和聯(lián)系電話或簽發(fā)人不是單位主要負責(zé)人的；代擬稿未經(jīng)來文單位辦公室（秘書科）核稿或未經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的。
（七）未使用行文單位文頭紙或未加蓋單位印章的。
（八）報文時間與成文日期或單位主要負責(zé)人簽出日期相隔超過3個工作日的。
（九）不符合國家法律、法規(guī)的規(guī)定與政策要求的。
（十）屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)事務(wù)的。
（十一）涉及其他部門職責(zé)，但未與有關(guān)部門協(xié)商或征求有關(guān)部門意見的。
（十二）擬以市政府、市政府辦公室名義發(fā)文未附代擬稿，
或擬以市政府、市政府辦公室名義轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)文件未提出具體貫徹意見的。
（十三）未附文中引用的政策、規(guī)定等相關(guān)文件的。
（十四）其他不應(yīng)受理的。
第十四條 經(jīng)審核需作退文處理的，屬格式、體例方面不符合要求的由市府辦綜合科填寫“茂名市人民政府辦公室退文單”，連同公文原件一并退報文單位。

第三章 辦理
第十五條 收到的公文，按以下原則辦理：
（一）辦件。凡需要市政府或市政府辦公室辦理的公文，由市政府辦公室相關(guān)科室負責(zé)辦理。
有關(guān)單位抄報或抄送市政府或市政府辦公室，不需市政府或市政府辦公室辦理的，由市府辦秘書科負責(zé)處理。
（二）省級及以上的來文（含電報、信件）由市府辦秘書科辦理，送市府辦分管領(lǐng)導(dǎo)提出意見，呈市政府領(lǐng)導(dǎo)審批。有時限要求的上級來文，秘書科要專門登記，在規(guī)定的時限內(nèi)提請領(lǐng)導(dǎo)審批，當分管領(lǐng)導(dǎo)出差時，經(jīng)請示同意，可將送其未審批的文件轉(zhuǎn)送其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
省級及以上電話通知或督辦，由接電話的科室做電話記錄后呈市府辦分管領(lǐng)導(dǎo)閱示。
第十六條 主送市政府或市政府辦公室的公文，按以下原則辦理：
（一）各縣（市、區(qū)）和市直各單位報市政府的請示性公文及代擬稿，涉及其他部門職責(zé)的，應(yīng)事先與有關(guān)職能部門協(xié)商或征求有關(guān)部門意見（經(jīng)費類請示除外），并在文中注明征求意見采納情況、附各單位書面意見。單位意見不一致時，由主辦單位負責(zé)協(xié)調(diào)，經(jīng)協(xié)商仍無法取得一致意見的，主辦單位應(yīng)將各方的理由及協(xié)商的情況一并上報；市府辦綜合科如發(fā)現(xiàn)部門意見不齊的，應(yīng)要求主辦單位作為附件補報。特別緊急的也可填寫“茂名市人民政府辦公室征求意見通知”直接轉(zhuǎn)出限時征求意見，主辦單位要進行跟蹤催辦。
主辦單位發(fā)出的征求意見通知，一般要給予被征求意見單位10個工作日的回復(fù)意見時間，急件可縮短至5個工作日。被征求意見單位要按要求及時回復(fù)意見。如有特殊情況未能按時回復(fù)的，要及時與主辦單位聯(lián)系，講明理由并盡快回復(fù)。
（二）以市政府、市府辦名義向上級報送的請示性公文或向下級印發(fā)的公文，由市政府有關(guān)職能部門代擬，或由市府辦有關(guān)科室草擬。部門代擬的公文，應(yīng)先征求有關(guān)部門意見，并注明征求意見采納情況；市府辦綜合科如發(fā)現(xiàn)部門意見不齊的，應(yīng)要求主辦單位在規(guī)定期限內(nèi)補報，如在規(guī)定期限內(nèi)未經(jīng)綜合科同意不補報又無正當理由的，由市府辦綜合科填寫《茂名市人民政府辦公室退文單》，由科室負責(zé)同志簽字同意后，連同公文原件一并退報文單位。
（三）市法制局草擬或?qū)徍说模�以市政府或市府辦名義發(fā)出的規(guī)范性公文，由市府辦綜合科按程序呈市政府領(lǐng)導(dǎo)審批。
（四）市府辦相關(guān)科室草擬的以市政府或市府辦名義發(fā)出的公文，經(jīng)市府辦綜合科會簽后再由承辦科室按程序報市政府領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)。
第十七條 資料齊全可以呈批的公文，由辦文科室提出擬辦意見并經(jīng)科室負責(zé)人核簽后，呈送分管副秘書長，分管副秘書長審批后再呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。緊急、重大的事項應(yīng)即辦，同時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
第十八條 公文呈批，請示件應(yīng)使用“請示報告呈批表”、代擬稿應(yīng)使用“茂名市人民政府文件稿紙”，除密件外，一律通過OA系統(tǒng)辦理，并將原稿通過掃描輸入系統(tǒng)。如以紙質(zhì)呈領(lǐng)導(dǎo)審批，應(yīng)將公文進行打印，并將有關(guān)附件按順序疊放，附件一般包括：原文、有關(guān)部門意見、有關(guān)政策依據(jù)、相關(guān)資料等；有領(lǐng)導(dǎo)批示或前案的，也應(yīng)予附上。公文呈批過程、時間及領(lǐng)導(dǎo)批示等情況，承辦人員應(yīng)及時輸入系統(tǒng)。
第十九條 市政府領(lǐng)導(dǎo)對請示性公文做出批示后，一般使用“茂名市人民政府公文處理表”抄錄領(lǐng)導(dǎo)批示或?qū)㈩I(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)有關(guān)單位遵照執(zhí)行；對需要正式復(fù)函的，由承辦人起草復(fù)函，經(jīng)科室負責(zé)人審核后，送分管副秘書長和秘書長簽發(fā)。
轉(zhuǎn)出領(lǐng)導(dǎo)批示的，由承辦人員通知相關(guān)單位派專人簽領(lǐng)。相關(guān)單位要注意保密，不能外傳。
第二十條 公文辦理過程中，涉及市委辦、市人大辦、市政協(xié)辦、市紀委、市中級人民法院、市人民檢察院、茂名軍分區(qū)及新聞單位的，應(yīng)加強與相關(guān)單位的溝通與協(xié)調(diào)。
第二十一條 公文辦理應(yīng)遵守以下時限要求：
（一）可以直接送領(lǐng)導(dǎo)審批的公文，應(yīng)在3個工作日內(nèi)呈批；需要修改后送領(lǐng)導(dǎo)審批的發(fā)文代擬稿，一般應(yīng)在3個工作日內(nèi)核改完畢呈批。
（二）來文單位經(jīng)與有關(guān)部門協(xié)商未能取得一致意見而報來的公文，一般情況下，承辦人應(yīng)在收齊有關(guān)單位意見后3個工作日內(nèi)提出擬辦意見呈批。
（三）領(lǐng)導(dǎo)批示后，承辦人員應(yīng)在1個工作日內(nèi)轉(zhuǎn)秘書科發(fā)文或擬稿呈批、或用“請示報告處理表”將批示內(nèi)容或批示原件（復(fù)印件）轉(zhuǎn)出。
（四）市政府常務(wù)會議和市政府工作會議結(jié)束后，承辦人應(yīng)在3個工作日內(nèi)擬好紀要文稿呈批；工作會議紀要由部門擬稿的，承辦人應(yīng)在收到紀要文稿后兩個工作日內(nèi)呈批。
（五）收到市法制局已審核的規(guī)范性文件，一般應(yīng)在5個工作日內(nèi)修改呈批。
（六）外事出訪、捐贈報批件，資料齊全的，應(yīng)在1個工作日內(nèi)呈批。
（七）急件應(yīng)即到即辦，在規(guī)定時間內(nèi)辦完；領(lǐng)導(dǎo)交辦的公文處理事項一般應(yīng)作為急件處理。由于客觀原因無法按時辦完的要及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。

第四章 呈送
第二十二條 呈送市政府領(lǐng)導(dǎo)審批或傳閱的公文，按市政府分管副秘書長或市府辦分管領(lǐng)導(dǎo)的批示逐級呈送，閱知件可視情況分送。
第二十三條 公文呈送過程中，如遇領(lǐng)導(dǎo)同志出差、出訪或其他原因不能批閱公文時，按以下辦法運轉(zhuǎn)：
（一）應(yīng)先送分管副秘書長審核的公文，如該領(lǐng)導(dǎo)外出，由辦文科室請示領(lǐng)導(dǎo)同意，直接呈秘書長審批。
（二）市府辦分管領(lǐng)導(dǎo)審核后應(yīng)送協(xié)管副秘書長審核的公文,如該領(lǐng)導(dǎo)外出,事情又較緊急時,經(jīng)電話請示同意,可直送秘書長或市政府領(lǐng)導(dǎo)；如秘書長或分管副秘書長均外出, 經(jīng)電話請示分管秘書長指定呈送領(lǐng)導(dǎo)。
第二十四條 緊急公文或有時限性的公文，呈送時應(yīng)告知領(lǐng)導(dǎo)同志或協(xié)助其處理日常事務(wù)的工作人員。

第五章 擬發(fā)公文核稿
第二十五條 擬發(fā)公文文稿, 必須經(jīng)過嚴格審核。文稿核稿，按如下程序進行：
（一）正式文件文稿（不含規(guī)范性文件）由市府辦科室負責(zé)人審核，呈分管副秘書長審批后，按其批示呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
（二）規(guī)范性文件,按《茂名市人民政府制定規(guī)范性文件規(guī)定》辦理。
（三）市政府常務(wù)會議紀要,由市府辦綜合科起草，經(jīng)科室負責(zé)人審核并送分管副秘書長、秘書長審批后報市政府主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；工作會議紀要,由綜合科審核，呈分管副秘書長審批后送主持會議的市政府領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
第二十六條 市政府領(lǐng)導(dǎo)對文件的重要批示和具體交辦意見，承辦人應(yīng)及時向原已審核該文稿的領(lǐng)導(dǎo)或與此項工作有關(guān)的其他領(lǐng)導(dǎo)報告。重要文件的辦理、運轉(zhuǎn)情況,應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋。
第二十七條 正式文件經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,在付印前由承辦人再次復(fù)核。已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志審批同意,需以市政府或市政府辦公室名義發(fā)出的公文，最后按以下分工復(fù)核文稿：
（一）市府辦辦文科室承辦人應(yīng)當復(fù)核、清理文稿，改正不恰當?shù)奈淖帧�標點,注明密級和發(fā)文范圍等內(nèi)容后,送秘書科復(fù)校；有原則改動的,須經(jīng)辦文科室負責(zé)人同意，并報簽發(fā)文件的領(lǐng)導(dǎo)審定后，再送市府辦秘書科校對。
（二）市府辦秘書科對擬發(fā)公文（包括：茂府、茂府辦、茂府函、茂府辦函、茂名市發(fā)電、市政府全體會議紀要、市政府常務(wù)會議紀要、市政府黨組會議紀要、市政府工作會議紀要等）進行最后的復(fù)校,復(fù)校的主要內(nèi)容是：文件的體例、格式是否完整、統(tǒng)一、規(guī)范；是否符合《黨政機關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機關(guān)公文格式》以及《茂名市人民政府辦公室公文處理實施細則》等有關(guān)規(guī)定。秘書科對復(fù)校中發(fā)現(xiàn)的文字和內(nèi)容方面的問題,應(yīng)及時與辦文科室磋商修改，涉及實質(zhì)內(nèi)容的,應(yīng)按原呈批程序送市政府領(lǐng)導(dǎo)審批同意。
第二十八條 市府辦秘書科在復(fù)校特急件、急件時，應(yīng)按辦文科室要求的時限送印、發(fā)文。送秘書科復(fù)校前，辦文科室應(yīng)視文件篇幅大小預(yù)留校對、印刷及發(fā)文時間。
第二十九條 已經(jīng)會議主持人審批的會議紀要,承辦人應(yīng)審核會議內(nèi)容和有關(guān)決定事項是否完整、明確；參加會議的單位、人員是否齊全、準確；分送范圍是否全部涵蓋與會單位及因工作需要應(yīng)分送的有關(guān)單位，防止漏發(fā)紀要或不必要擴大發(fā)文范圍。

第六章 發(fā)文
第三十條 以市政府或市政府辦公室名義印發(fā)的公文，由承辦人打印清樣并復(fù)核后,送市府辦秘書科校對室編號、校對。秘書科校對室校對后送文印室,印制成文后，由文印室將成品連同底稿送秘書科發(fā)行人員。
公文底稿暫由發(fā)行人員保管,待公文發(fā)出后,再將整套公文底稿移交檔案室歸檔。
第三十一條 以市政府或市政府辦公室名義發(fā)出的內(nèi)部明電和密碼電報只落款不蓋章，電報要按規(guī)定程序呈批送校對室編號、打印并按上述分工規(guī)定校對、復(fù)核后，裝封送市委辦機要局發(fā)出,電報底稿移交檔案室。

第七章 督辦
第三十二條 承辦人在辦理緊急公文時,除要按規(guī)定程序和時限要求做好各項工作外,還應(yīng)對有關(guān)環(huán)節(jié)工作進行檢查,確保工作落實。急件、特急件發(fā)出后, 要向分管領(lǐng)導(dǎo)或交辦該項工作的領(lǐng)導(dǎo)報告。
第三十三條 公文的督辦由市政府督查室跟蹤辦理。市府辦綜合科在辦理公文過程中，如確需督辦的事項，經(jīng)提出擬辦意見按程序?qū)徟�后，將領(lǐng)導(dǎo)批示復(fù)印件及督辦文件一并轉(zhuǎn)市政府督查室。

第八章 歸檔
第三十四條 公文辦理完畢后，秘書科檔案室要按照有關(guān)規(guī)定及時進行立卷歸檔。
第三十五條 凡是市政府、市政府辦公室公務(wù)活動中已辦理完畢具有保存價值的各種文件、函件、會議紀要、簡報、資料等,均屬歸檔范圍。
第三十六條 以市政府、市政府辦公室名義編號的各種文件、 函件、會議紀要等發(fā)出前，承辦人要把底稿（包括手稿、領(lǐng)導(dǎo)批示、歷次修改稿及其他附件）和一份正文交秘書科發(fā)行人員以核對辦理文件發(fā)行,并由其向檔案室移交歸檔。沒有正式編文號的函件的底稿直接交檔案室歸檔。
第三十七條 其他零散文件材料（包括上、下級的來文、電報、調(diào)查材料、信息、信訪、值班情況反映、政務(wù)動態(tài)通報和省府領(lǐng)導(dǎo)主要活動記等),由承辦人在規(guī)定期限內(nèi)直接向秘書科檔案室移交。

第九章 附則
第三十八條 公文運轉(zhuǎn)過程中，尤其是翻印、傳遞、保存過程中，必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密安全。
第三十九條 市政府辦公室將視實際工作需要，在全市范圍內(nèi)適時推進辦公自動化，實現(xiàn)無紙化辦公。具體實施辦法另行發(fā)文。
第四十條 本細則自印發(fā)之日起施行。以往公文處理辦法、規(guī)定與本細則不符的 , 以本細則為準。